Costruire team eccellenti: l'importanza del Check In emozionale

Che cos’è un BootCamp?

Un BootCamp è un ambiente di simulazione all’interno del quale si replica ciò che avviene nell’ambito del lavoro e delle organizzazioni. Il vantaggio di una simulazione è che mette in evidenza gli stessi problemi che si affrontano nel “mondo reale”, con il vantaggio che puoi sperimentare linee di condotta e convinzioni diverse all’insorgere di questi problemi, senza incorrere in nessuna penalità. Non c’è alcun costo nel tentare qualcosa di diverso, poiché tutto è puramente sperimentale. Non ci sono veri prodotti, risorse economiche o posti di lavoro a rischio.
I Core Protocols sono comportamenti codificati, perfezionati e ottimizzati dalla loro applicazione da parte di migliaia di precedenti partecipanti ai vari BootCamp. I team che praticano i Core Protocols raggiungono efficientemente i loro obiettivi e superano le loro stesse aspettative, sia nella qualità che nella ripetizione dei successi nel tempo.
I Protocols e altre nozioni del sistema Core, sono trattati in modo approfondito all’interno di sessioni formative dedicate che affrontano questo specifico modello, ma una breve introduzione su alcuni di essi sarà di aiuto nella comprensione della lettura di questo articolo che, però, si fonda prevalentemente su uno solo di essi, ossia il Check In emozionale (punto 2 e 3 della sottostante lista).
Il tema della condivisione emozionale all’interno di una compagine organizzativa mi è molto a cuore, perché è proprio dalla connessione empatica, che scaturisce la fiducia e la coesione che fanno di un gruppo un team affiatato, lucido, maturo, umano e fortemente orientato al risultato.
I protocols si riassumono sinteticamente come segue.
Chiedi Aiuto: chiedere aiuto è alla base di un lavoro di gruppo orientato verso i risultati, ed è più efficace se la richiesta viene preceduta da “Vuoi...?”, in modo che possa seguire un chiaro “sì” o “no” come risposta.
Check In: le emozioni vengono trattate come importanti informazioni, aumentando la presenza personale e la connessione. Quando è “checked-in”, ogni membro è impegnato a comportarsi soltanto in modo orientato ai risultati, e a concentrarsi solo sulle idee migliori o ad attuarle.
Check Out: allontanarsi fisicamente, per scarsa produttività o per conflitti irrisolvibili con altri impegni presi.
Passo: i membri del team si impegnano a Passare su ogni attività a cui non vogliono partecipare. In questo modo si preserva la libertà individuale di tutti.
Decider: processo decisionale unanime a seguito dell’elaborazione di un’idea proposta, al fine di valutare ogni opposizione alla stessa, e portare avanti in questo modo soltanto le idee migliori.
Risoluzione: parte del Decider che risolve un voto “no” durante una proposta, in modo da poter andare avanti in modo efficace.
Allineamento Personale: i membri del team dichiarano le loro esigenze e chiedono aiuto per risolverle, creando così le premesse di fiducia e rispetto, nell’abito delle quali ogni obiettivo individuale viene riconosciuto e può essere conseguito.
Investigare: un modo per connettersi con qualcuno tramite domande curiose e senza riserve, senza nessuna agenda o altri motivi espliciti o nascosti.
Visione Condivisa: una comprensione condivisa di come apparirà il mondo quando il team avrà terminato il suo lavoro.
Gioco Di Perfezione: un modo positivo per aggiungere valore e migliorare qualcosa valutandola in base a come potrebbe essere migliorata, e dichiarando cosa ti piace e come migliorarlo.
Contraccolpo: la regressione che di solito segue un grande successo.
Controllo Intenzione: usato in stato di presenza, questo protocollo ti ricorda di valutare la tua intenzione, il risultato che desideri realmente, prima di parlare o agire.

Il check in emozionale

Il check in emozionale si divide in due parti: il check in e il check out.

Check in

Si usa il Check In all’inizio di un meeting, oppure ogni volta che un Check In, individuale o di gruppo, aggiungerebbe ulteriore valore alle interazioni del team.

• Al di là dei passaggi e delle modalità con le quali questo specifico core si manifesta, che si possono affrontare con sessioni formative dedicate, mi preme sottolineare quanto il protocol Check In aumenta i risultati fornendo una struttura in grado di identificare le informazioni emotive disponibili. Con il suo utilizzo si evitano le ambiguità emotive, e si incoraggia a parlare liberamente e in modo confidenziale. Si usa il Check In ai meeting del gruppo quando se ne sente l’esigenza emotivamente, e quando si crede che ci possano essere dei comportamenti non produttivi.
• Chiunque nel team può fare il Check In come, quando e se vuole. Non se ne deve chiedere il permesso a nessuno. Nel caso di un personal Check In, non è richiesta, né permessa da altri, alcuna partecipazione se non quella di ascoltare. Quando vuoi fare Check In dichiari: “sto per fare Check In”. Ciò ha la precedenza su ogni altra attività del Core. Un personal Check In può condurre ad un Check In generale, o al Check In di altri, o può condurre soltanto all’aumento della tua presenza verso te stesso o verso gli altri.

Il Check In è un impegno ad essere presente. Un comportamento efficiente del team è il risultato della presenza. Il Check In protocol richiede il tuo specifico impegno a non sprecare le risorse tue o del team, consumando inutilmente la bandwidth interpersonale.
Ci sono comportamenti specifici che, se usati con costanza nel contesto di un team, possono produrre le idee migliori per l’operato del team. Questi comportamenti sono le regole di base del Core. Quando pronunci le parole “sono dentro”, ti stai impegnando a sostenere i Core Commitments
Sebbene lo scopo primario del Check In Protocol sia facilitare l’impegno della persona che lo esegue, quando nel team molti o tutti desiderano impegnarsi in modo simile, è più efficace eseguire un Check In di gruppo. In casi del genere ci si aspetta che ogni membro faccia Check In o Pass.

Di solito un Check In di gruppo si svolge:

• All’inizio di un meeting o altra riunione del team
• Dopo una pausa, nel corso di una lunga riunione
• Quando le attività o la direzione del gruppo è confusa o conflittuale.
• Spesso un Check In di gruppo avviene anche all’inizio di una conferenza telefonica o all’inizio di ogni contatto sostenuto tra alcuni individui del team. Per inaugurare un Check In di gruppo, suggerisci semplicemente: “Facciamo Check In”.
  Tu come evocatore di un Check In di gruppo, dovrai iniziare per primo.
  L’espressione delle emozioni di solito è trascurata nei team. Questo causa problemi, molti dei quali derivano dalla proibizione de facto dall’esprimere verbalmente emozioni irrefrenabili.

Il Check In protocol ti fornisce un modo semplice e strutturato per:

• Rivelare il tuo stato emotivo.
• Ricevere informazioni vitali sullo stato d’animo degli altri componenti del tuo team.
• Superare il desiderio di evitare impegni emotivi diretti.
• Recuperare informazioni trascurate o male interpretate, e applicarle per raggiungere obiettivi personali e del team.
• Eliminare l’inutile spreco derivante dal mantenere informazioni illusorie all’interno del team. Ad esempio, che tutti siano felici o coinvolti allo stesso modo.

Il Check In consente quattro stati emotivi:

• ARRABBIATO
• TRISTE
• CONTENTO
• PREOCCUPATO

Sebbene esistano molte altre emozioni, tutte possono essere espresse nei termini di queste quattro.
Questo limite aiuta a:

1. Chiarire la definizione degli stati emotivi.
2. Aumentare la comprensione reciproca.
3. Sostenere l’espressione e accettazione di quegli stati emotivi tradizionalmente “fastidiosi”, cioè TRISTE, PREOCCUPATO e ARRABBIATO.
4. Incoraggiare il costante affioramento delle emozioni più ricche di informazioni e di auto-rivelazioni.
5. Normalizzare le dimostrazioni di vulnerabilità.
6. Rendere il processo della connessione semplice e facile da ricordare.
   Se non sai con certezza a quale stato riferirti nel tuo Check In, scegli semplicemente uno o più di uno tra questi quattro stati leciti, ed esegui il Check In come se fossi in quello stato.
   Questa strategia presume che tu abbia uno stato emotivo, ma che al momento ti risulta difficile identificarlo. Ciò che intendo è che in ognuno ci siano almeno delle tracce di ogni sentimento, sempre. Scegliere uno stato emotivo ti aiuterà a realizzare il tuo stato attuale.

Check Out

Il Check Out implica che la tua presenza fisica sia sempre indice del tuo impegno. Devi fare Check Out quando sei consapevole di non poter mantenere i Core Commitments, oppure ogni volta che ritieni che sia meglio per te essere altrove.

• Fai Check Out se il tuo stato emotivo ti impedisce il successo, se la tua ricettività alle informazioni nuove è troppo bassa, o se non sai quello che vuoi.
• Il Check Out è una ammissione di momentanea incapacità a contribuire nel presente. Usa la pausa in modo che ti consenta di ritornare rinvigorito e in grado di partecipare pienamente, anche se non hai voglia di usare il tuo tempo in quel modo.
• Il Check Out richiede che tu ammetta la mancanza di impegno produttivo e ti allontani fisicamente.
• Sii chiaro con il tuo team a proposito del tuo Check Out. Ad esempio, avvisa tutto il gruppo quando stai per farlo, non soltanto una persona. E se stai checking out per più di un’ora, comunica agli altri membri quando pensi di ritornare.
• Sostieni l’uso del Check Out in ogni momento.
• Il Check Out serve per aiutare il team, non per manipolarlo.
  Non usarlo per esprimere la tua rabbia, causare interruzioni o attirare l’attenzione.

Non c’è vergogna nel checking out, mentre ci sono molte ragioni di preoccupazione per la mancanza del tuo contributo. Pensaci sopra. Spesso proverai disagio mentre farai il check out, ma questo si dissolverà presto nel più grande senso di sollievo che sentirai.

Gli altri potrebbero allarmarsi per la tua brusca disconnessione. Supereranno il disagio e faranno meglio senza di te. Evita la tentazione di sfruttare il loro potenziale allarme facendo uno show del tuo Check Out.

Cosa si ottiene?

Il Check Out ti allontana dal gruppo quando non sei completamente checked in, e ti fornisce spazio e tempo per ottenere ciò che ti serve per essere di nuovo produttivo.

Quando usarlo

Quando ti serve tempo per occuparti di te stesso, avere aiuto, calmarti, riposare o qualsiasi cosa ti serva per ritornare pienamente checked in. Il Check Out dà a te e al tuo team la possibilità di essere produttivi simultaneamente quando sei fuori dal gruppo.
La misura in cui sei checked in può ispirare il tuo gruppo oppure sabotarlo. Aumenta anche il valore della tua presenza perché il tuo team sa che ci sarai soltanto quando vorrai contribuire.
Il Check Out si usa anche quando le persone hanno bisogno di prendersi cura di fatti personali.

In conclusione, l'adozione dei Core Protocols, e in particolare del Check In emozionale, può trasformare radicalmente il modo in cui i team lavorano e collaborano. Questi strumenti non solo favoriscono una comunicazione più aperta e onesta, ma creano anche un ambiente di lavoro dove la fiducia e la coesione sono alla base di ogni interazione, modificando radicalmente gli scambi tra le persone.