Piccola guida per autostoppisti dello #SmartWorking

Con questo articolo inauguriamo una piccola serie di contenuti sul tema dello smart working con alcuni consigli utili su come organizzare il lavoro a distanza, quali gli strumenti a disposizione e piccoli trucchi per affrontare il cambiamento.

In questo articolo vedremo quali sono gli strumenti che abbiamo a disposizione per organizzare una riunione a distanza e rimanere in contatto con clienti e colleghi.

Indice degli argomenti

• Allineare il team: le riunioni online
• Alcuni strumenti utili
• Hardware

Il tema dello #SmartWorking non è sicuramente un elemento nuovo ad alcune aziende mentre per altre è stato un passaggio obbligato dovuto all'assoluta eccezionalità di questo momento e che ci ha spinto a scrivere una guida che potesse assistere e affiancare chi si è trovato a dover gestire questo cambiamento in urgenza ed emergenza.

Prima di tutto, quindi, una rassicurazione che ci viene dai risultati di  tante aziende che adottavano politiche di smart working già da tempo: il lavoro a distanza, se gestito efficacemente, ha la capacità di produrre gli stessi risultati (se non anche risultare più produttivo¹) di una giornata d'ufficio.

Uno degli elementi più essenziali per garantire uno svolgimento efficace del lavoro, anche in condizioni di assenza dall'ufficio, è sicuramente avere a disposizione uno strumento valido per organizzare riunioni a distanza.

Prima di presentarvi alcune delle soluzioni disponibili e a disposizione sul mercato vorrei condividere alcune caratteristiche che prenderemo in considerazione per valutare se uno strumento è adatto o meno alle nostre esigenze professionali.

1. Apertura all'esterno

Uno strumento per organizzare riunioni video a distanza sarà sicuramente essenziale sia per mantenere le comunicazioni all'interno della propria squadra sia per rapportarsi con fornitori e clienti. Ecco quindi che è particolarmente importante che abbia la possibilità di invitare e coinvolgere partecipanti esterni alla propria organizzazione.

2. Condivisione schermo e documenti

L'aspetto principale che differenzia una riunione in una sala meeting da una a distanza sono contenuti e durata (approfondiremo questo tema in un altro articolo). Quindi diventa essenziale utilizzare materiale utile a mantenersi focalizzati sui temi e concentrati sulle informazioni fondamentali. Non possiamo prescindere dalla possibilità di condividere schermo e documenti.

3. Pianificazione

Soprattutto quando lo smart working è ormai l'unica modalità possibile diventa fondamentale poter pianificare per tempo gli appuntamenti e poter predisporre le rispettive sale riunioni virtuali in anticipo. In questo modo anche i vostri invitati potranno collegarsi in anticipo, fare dei test di connessione ed organizzarsi al meglio. La maggior parte degli strumenti permette inoltre di aggiungere la riunione in calendario come un normale appuntamento includendo le istruzioni per collegarsi al momento opportuno.

4. Semplicità

L'utilizzo di questi strumenti può non essere immediato, tanto internamente quanto a chi li utilizzerà occasionalmente o dovrà essere contemporaneamente connesso a più strumenti (si pensi a un fornitore o clienti invitati meeting con strumenti spesso diversi tra loro). Le soluzioni migliori pertanto consentono la partecipazione attraverso un semplice link ricevuto via mail o condiviso e non richiedono l'installazione di programmi di terze parti (spesso su PC aziendali è richiesto l'intervento dell'IT per installare nuovi programmi).

5. Scalabilità

Un altro elemento da considerare quando scegliamo lo strumento più adatto ad una riunione online è sicuramente il tema della scalabilità. Le licenze di questi software sono solitamente legate al numero di utenti, ecco quindi che  dovremo considerare anche l'investimento richiesto per abilitare tutta la squadra a potersi collegare in remoto. 

Quello che vedete riportato nell'immagine è il "Quadrante Magico" di Gartner, una società internazionale che ogni anno pubblica un osservatorio sulle principali soluzioni software disponibili sul mercato in base alla loro tipologia.

Il quadrato, una sorta di SWOT, riporta i software analizzati in base alla loro capacità di visione e completezza di funzioni.

Ci concentreremo quindi su 4 delle soluzioni tra leader e promettenti più una soluzione che non è contemplata in questo grafico.

La soluzione è molto più di un semplice strumento di meeting, integra chat individuali e di gruppo a livello della propria organizzazione. Uno strumento oggi condiviso dalla maggior parte delle Università per l'erogazione delle lezioni e di esami a distanza.

Microsoft Teams è normalmente incluso nei piani aziendali di Office e Microsoft 365 ma dispone anche di una versione gratuita che può essere attivata direttamente online dal sito web dedicato.

Si tratta di una soluzione davvero ad ampio raggio, con una curva di apprendimento forse non immediata ma che si rivela essere di enorme potenzialità non appena presa dimestichezza. Totalmente integrato, non serve dirlo, con l'intera suite di Microsoft Office (a patto che non siate ancora usando Office 2000, lo so che Clippy 📎 è una graffetta simpatica ma forse è giunto il momento di un aggiornamento).

L'omologo in casa Google è invece Meet, strumento integrato in tutti i piani aziendali di gSuite.

Creare una riunione è veloce come premere il pulsante "Avvia una nuova riunione", invitando i partecipanti attraverso un semplice link. Altrimenti possiamo pianificare direttamente in calendario un evento al quale gSuite ci permette di allegare una videoconferenza che sarà disponibile al momento opportuno.

Così come per la soluzione di Microsoft è possibile unirsi direttamente dal browser, non dovremo quindi scaricare software aggiuntivo a meno che non ci stiamo collegando da smartphone dove dovremo esserci dotati di un'app nativa. Nel caso di Microsoft Teams è disponibile comunque un'app desktop che invece non troveremo per Google Meet.

Nel caso di Google Meet non sarà possibile utilizzare questa soluzione se non avete sottoscritto una licenza aziendale. Se, invece in ufficio utilizzate già gmail (con il vostro dominio aziendale ad esempio [email protected]) lo troverete nell'elenco degli strumenti a disposizione.

Zoom è una startup nata nel 2011 che si è posta l'obiettivo di rivoluzionare il settore delle videoconferenze in un momento in cui l'unica (o quasi) alternativa disponibile era Skype. Organizzare una videoconferenza quasi 10 anni fa era sicuramente una sfida in termini di stabilità e qualità di video e immagine. La loro esperienza è oggi quindi raccolta in un prodotto dalle grandi prestazioni.

Zoom, a differenza delle altre soluzioni che abbiamo visto, è uno strumento indipendente, dedicato esclusivamente alla gestione di stanze virtuali per la creazione di videoconferenze. Semplice ed immediato permette di gestire una videoconferenza con una qualità elevata di video e audio.

Richiede l'installazione di un piccolo componente sul dispositivo di chi si collegherà alla riunione, che sia interno al team di lavoro o si tratti di un eventuale ospite.

Disponibile a partire da un piano gratuito, con alcune limitazioni e soluzioni aziendali scalate in base alle esigenze in termini di numero di partecipanti e funzioni. Tutti i dettagli sul sito web ufficiale.

WebEx è la soluzione di Cisco per la videoconferenza. Uno strumento sicuramente completo e solido, garantito anche dal brand che ha alle spalle che sicuramente dà la possibilità di dire la propria in termini di telecomunicazioni.

Un plus sicuramente interessante di questo strumento è l'integrazione con i dispositivi IP di Cisco per la telefonia dotati di schermo e webcam integrata (sarà possibile partecipare ad una conferenza direttamente dal telefono dell'ufficio) e l'integrazione di un potente motore di intelligenza artificiale in grado di riconoscere gli utenti e assisterli nella pianificazione di riunioni.

Questo è un articolo che parla di tecnologie. Dopo tanto dire non ci saremmo potuti esimere dal citare la #Artificialintelligence… ecco, lo abbiamo fatto! 😉

Anche per WebEx sono disponibili un piano gratuito e diversi livelli aziendali a scalare in base alle dimensioni delle sale riunioni e dei servizi aggiuntivi, I piani sono disponibili e sottoscrivibili direttamente online sul sito di Cisco WebEx

Dopo tante soluzioni strutturate chiudo con un riferimento assolutamente fuori dalla "letteratura" perché se è vero che non è sicuramente annoverabile tra gli strumenti di Meeting Online, anche Whatsapp include una soluzione di videochiamata, alla quale si possono unire fino a 4 persone complessivamente. Può essere, quindi, uno strumento immediato ed estemporaneo per improvvisare una videoconferenza tra poche persone se non si hanno altri strumenti a disposizione.

Sicuramente per gestire smart working e incontri a distanza sul medio e lungo periodo e per poter collaborare efficacemente è opportuno  dotarsi di strumenti più adeguati.

Una considerazione, infine sugli elementi fisici  necessari per garantire il successo di una videoconferenza.

1. Webcam
2. Cuffie e/o casse del pc
3. Microfono integrato o auricolari

Ormai quasi tutti i computer più recenti sono dotati di webcam e microfono integrati (per i portatili ormai è pressoché scontato ma anche molti schermi hanno questa funzionalità) altrimenti conviene dotarci di una webcam esterna che anche in questo caso potrebbe già essere dotata di uno o più microfoni integrati.

Per ascoltare gli altri partecipanti possiamo sicuramente utilizzare l'audio del nostro computer. Tuttavia, a meno di non avere a disposizione uno strumento specifico per il vivavoce (come ad esempio questi di Jabra) sarebbe preferibile utilizzare le cuffie per evitare di far rientrare il suono nel microfono e generare fastidiosi rumori di sottofondo durante la conversazione.

La velocità della connessione internet, anche, è un elemento importante, ma ormai quasi tutti i sistemi di videoconferenza gestiscono il flusso audio e video per cercare di bilanciare la qualità della conversazione in base alla qualità della connessione. Se vi doveste accorgere che la vostra linea non è sufficiente, molte delle soluzioni proposte prevedono anche la possibilità di collegarsi all'audio della videoconferenza attraverso la normale linea telefonica.

Una buona soluzione per gestire meeting e riunioni a distanza è la chiave per lavorare con efficacia in lavoro agile sia con il proprio team sia con i propri clienti e fornitori.

Oggi le soluzioni presenti sul mercato sono diverse e le più diffuse sono ugualmente valide: la scelta dipende molto dalla propria infrastruttura e dalle proprie esigenze.

Prima di lasciarvi, ricordiamo che noi di G&A siamo ovviamente a disposizione per offrirvi supporto nella scelta e nella possibilità di valutare la soluzione migliore con cui poter dare al vostro team gli strumenti più adatti e supportarvi in questa transizione.

L'agenzia per l'Italia Digitale ha condiviso, inoltre una pagina dedicata dove le aziende hanno messo a disposizione strumenti di Solidarietà Digitale per far fronte a questa emergenza. Trovare l'elenco a questo link solidarietadigitale.agid.gov.it

1. Chiaro, Prati, Zocca, Smart working: dal lavoro flessibile al lavoro agile, Sociologia del Lavoro, Franco Angeli, 2015, pp 69-87