Come creare e monitorare il GANTT
Come controllare e monitorare le azioni e le tempistiche di ogni progetto
Il diagramma di GANTT, uno strumento o meglio un metodo di lavoro (vedi di più qui) fondamentale per gestire al meglio i vostri progetti, è quello di analizzare gli obiettivi e pianificare le azioni.
Oggi parleremo invece degli strumenti che si possono utilizzare per creare un GANTT e quindi riuscire a controllare e monitorare le azioni e le tempistiche di ogni progetto.
Il diagramma di GANTT è rappresentato da un grafico a barre orizzontali, in cui viene inserito nell’asse delle ascisse (x) l’arco temporale complessivo del progetto, suddiviso in periodi che possono essere giorni, settimane o mesi a seconda del tipo di progetto), mentre sull’asse delle ordinate (y) troviamo le attività previste o azioni da portare a termine.
Infine con delle barre colorate si indica il tempo pianificato per svolgere una determinata azione.
È fondamentale ricordare che più le informazioni che vengono inserite sono precise, più si riuscirà ad ottenere un diagramma di GANTT utile ed efficace.
La rappresentazione grafica del diagramma di GANTT è molto intuitiva e permette di mettere in evidenza le date di inizio e fine di un progetto, la sequenza delle attività da fare ed un’eventuale sovrapposizione delle azioni, oltre ad identificare chi si occupa di cosa e a permettere di evidenziare i progressi delle varie attività.
Ci sono diversi strumenti per realizzare un diagramma di GANTT, ci sono molti programmi professionali di Business Management, ma non solo, infatti è possibile ad esempio utilizzare Excel per creare una versione semplice ma efficace del diagramma.
La prima cosa da fare consiste nell’inserire nel foglio Excel tutte le attività, elencando ogni fase e sotto fase in una riga separata.
Tra i dati da inserire vanno aggiunte anche le date di inizio e fine di un’attività e la durata delle stesse, ovvero il tempo che stimiamo ci vorrà per completare un’attività.
Il secondo step consiste nel creare un semplice grafico a barre in pila (per quest’azione bisogna selezionare l’intera colonna contenente le date di inizio di un progetto). Successivamente si dovrà modificare la selezione dati aggiungendo la colonna relativa alla durata delle singole attività.
Una volta fatte queste operazioni otterremo un grafico a barre in cui con un colore sono identificate le date di inizio e con un altro colore le durate.
Ora è il momento del terzo ed ultimo step che consiste nella formattazione del diagramma, in modo che le varie attività compaiano in ordine.
Un altro trucco per rendere più intuitiva la lettura del diagramma è quella di decolorare le barre che segnano le date di inizio.
Ed ecco che in poco meno di 30 minuti si riuscirà a creare un diagramma di GANTT utilizzando Excel.
Ora che siamo in grado di crearlo ricordiamo perché abbiamo deciso di realizzare un diagramma di GANTT per gestire il nostro progetto.
Tra i vantaggi di quest’operazione vi è sicuramente una miglior gestione del tempo, una miglior comunicazione e chiarezza tra i membri di una squadra che svolge un progetto, per sapere sempre, in maniera piuttosto immediata, a che punto ci si trova, cosa stanno facendo le varie persone che ci lavorano etc…
Infine avendo una rappresentazione grafica di tutto il progetto è più semplice, nel caso in cui si presentino dei cambiamenti, e succederà sicuramente, analizzare la situazione attuale, confrontarla con quella desiderata per trovare la miglior soluzione.
Quindi se non avete già creato il vostro GANTT, meglio affrettarsi!
