Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator, also Leistungskennzahl. Zu den KPIs zählt zum Beispiel die Variation des Umsatzes oder der Verkaufszahlen, aber auch die der Follower in den sozialen Medien oder der Besuche auf der Webseite.

Wie findet man die richtigen KPIs? Die richtigen KPIs zu finden ist eine heikle und wichtige Aufgabe. Sie bestimmen nämlich das strategische Monitoring im Laufe des Jahres.
Sie erlauben es, die Ergebnisse zu verfolgen und die Entwicklungsschwankungen zu kontrollieren.
Absolute Zahlen sagen einzeln betrachtet oft wenig aus. Ausschlaggebend ist der positive oder negative Trend, den sie im Laufe der Zeit wiedergeben und aus dem man die notwendigen Schlüsse ziehen kann.
Aus diesem Grund ist es so wichtig, die KPIs des Unternehmens im Marketingplan sorgfältig festzulegen. Sie dienen als Grundlage für strategische Entscheidungen, durch die man die Abläufe für das jeweilige Jahr planen kann.

Ein Monitoring kann vielen Abteilungen eines Unternehmens zugutekommen. Zum Beispiel der Marketingabteilung, in der man sich oftmals über die Kosten, aber nicht über die Ergebnisse im Klaren ist.
Aber auch dem Vertrieb, wo eine aufmerksame Analyse der erreichten Ziele zeigen kann, wo es Kommunikationsschwierigkeiten und unausgeschöpftes Potential gibt.

Nicht alle Daten sind notwendig, wenn es um das Monitoring des Unternehmens geht.
Einige Daten sind nicht besonders nützlich oder beanspruchen zu viele Ressourcen im Verhältnis zu den Vorteilen, die sich mit sich bringen.
Wir leben im Daten-Zeitalter, in dem alles gemessen werden kann. Gerade deshalb muss man abwägen, was wirklich die Aufmerksamkeit des Unternehmens verdient.
Der einzige Weg, um die Ergebnisse mitzuverfolgen und ressourcenschonend zu arbeiten, ist die Schaffung von präzisen Kontrollinstrumenten, die nur nützliche Daten beinhalten.

Das Monitoring im Unternehmen erfolgt nach verschiedenen Kriterien, die je nach Sektor und Unternehmensgröße variieren. Die Anzahl der Kennzahlen muss groß genug sein, um ein vollständiges Bild des Unternehmens zu liefern, aber auch klein genug, um unter Kontrolle gehalten zu werden.
Deshalb muss ein guter Indikator möglichst wie folgt sein:

• Spezifisch. Jeder Indikator muss die Leistung einer bestimmten Abteilung oder einer bestimmten Rolle messen. Generische Kennzahlen zeigen, ob die Leistung eines Unternehmens gut oder schlecht ist, aber nicht, wie man sie verbessern kann.
• Integriert. Jeder Unternehmensbereich sollte mindestens eine Leistungskennzahl haben und alle Indikatoren sollten miteinander verbunden sein, denn nur so können alle Bereiche und das Unternehmen insgesamt beobachtet werden.
• Relevant. Es ist sinnlos, sekundäre Resultate einer Branche zu messen. Deshalb ist es wichtig, dass die Ziele des Unternehmens und des Sektors messbar formuliert sind.
• Relativ. In einem Unternehmen gibt es nichts Absolutes, nicht einmal den Umsatz oder den Gewinn. Deshalb ist keine Kennzahl definitiv, sondern muss immer mit den anderen in Bezug gesetzt und eventuell ersetzt werden.
• Gemeinsam vereinbart. Die Kennzahlen müssen mit den Abteilungen vereinbart werden, die durch die Indikatoren bewertet werden. Sie dürfen nicht von oben herab festgelegt werden.